Συγκεντρώσαμε παρακάτω μια λίστα με όλα τα βασικά σημεία που θα πρέπει να έχει κατά νου όποιος ετοιμάζεται να διοργανώσει κατάλληλα, ένα σημαντικό Event. Με σκοπό να σας βοηθήσουμε, ώστε να είναι η επόμενη σας εκδήλωση, επιτυχημένη, εντυπωσιακή και ασφαλής για όλους!
- Καθορίστε το σκοπό της εκδήλωσης: Γάμος, εταιρική, πολιτιστική, φιλανθρωπική; Ο σκοπός καθορίζει το ύφος, τον προϋπολογισμό και το κοινό.
- Ορίστε τον προϋπολογισμό: Πόσα θέλετε να ξοδέψετε; Ποιες είναι οι προτεραιότητες; Ποιους αφορά η εκδήλωση;
- Επιλέξτε τον κατάλληλο χώρο και το κλίμα της εκδήλωσης: Εσωτερικός ή εξωτερικός; Καλοκαιρινός ή χειμερινός χαρακτήρας; Τοποθεσία που εξυπηρετεί όλους;
- Κλείστε έγκαιρα τις βασικές υπηρεσίες: Catering, εξοπλισμός, τέντες, προσωπικό, φωτισμός, ήχος.
- Συντονίστε συνεργάτες και παρόχους για κάθε ανάγκη: Από τη διακόσμηση και τη μουσική, μέχρι τη μεταφορά και τον καθαρισμό.
- Προβλέψτε εναλλακτικό σχέδιο για κακές καιρικές συνθήκες: Ειδικά σε υπαίθριες εκδηλώσεις, η ύπαρξη “Plan B” είναι απαραίτητη.
- Διασφαλίστε την ασφάλεια των καλεσμένων: Έχετε πρόσβαση σε πρώτες βοήθειες; Επαρκή φωτισμό; Σηματοδότηση εξόδων;
- Δημιουργήστε αναλυτικό χρονοδιάγραμμα: Από την προετοιμασία ως την εκδήλωση και το καθάρισμα.
- Φροντίστε για την επικοινωνία με τους καλεσμένους: Προσκλήσεις, RSVP, reminder emails, πρόσβαση σε οδηγίες.
- Αναθέστε σε επαγγελματίες τον συντονισμό: Έτσι αποφεύγετε το άγχος και απολαμβάνετε την εκδήλωση ως οικοδεσπότης!
